Varför alla borde ha en reservplan för bröllop

Ingen vill tänka på oförutsedda omständigheter orsakar hicka under en av de lyckligaste dagarna i deras liv. Men lita på oss när vi säger att vi vet alltför väl att oväntade saker händer mitt under bröllopsplaneringen. Oavsett om det är det en leverantör avbryter sista minuten eller klassikern regn-på-din-bröllopsdag-situation , saker och ting går inte alltid som man tänkt sig. Det betyder dock inte att dagen inte kommer att bli så magisk som du hoppas! Det kräver bara att du har en solid backup-plan för bröllopet på plats för att säkerställa att allt går smidigt, oavsett vad livet kastar på dig.

Beth Helmstetter av Beth Helmstetter Events betonar att från det ögonblick som par börjar överväga komma , bör de ställa frågor om alternativen för reservplanen. 'Varje gång [ett par] besöker en plats bör en av de vanligaste frågorna att ställa vara: 'Vad är reservplanen för väder?' Det här är oavsett destination. Jag har upplevt regn i det torraste klimatet och under de mest osannolika tider på året', förklarar hon. Förutom att samordna off-the-bat med en plats, för de par som arbetar med en planerare, är diskussionen om reservplanen för bröllop en av de första sakerna de bör ta itu med.

Möt experten

Beth Helmstetter är en destination bröllopsplanerare och ägare till Beth Helmstetter Events , en studio för evenemangsdesign och planering med full service.

Helmstetter ger oss råd om hur man skapar en tillförlitlig reservplan – och varför det är viktigt varje par att ha en.

Ställ rätt frågor till din platskoordinator

Det första steget för att göra en backupplan involverar din plats. När allt kommer omkring måste du ha en plats för alla dina gäster att vara, oavsett situation! När du väl väljer en mötesplats —eller även om du väljer mellan några få—Helmstetter rekommenderar att par bör ställa följande frågor till sin platskontakt innan de undertecknar någon kontrakt :

• Vad är platsens reservplan för väderleken?
• Om platsen har en reservplan för väder, hur många gäster kan den här reservplanen ta emot?
• Vid vilken tidpunkt, enligt platsen, behöver paret bestämma sig för om de ska använda reservplanen? (Detta är traditionellt dagen före evenemanget men varje plats är annorlunda, förklarar Helmstetter.)
  

'Om platsen inte erbjuder en reservplan bör [par] be sin bröllopsplanerare att tillhandahålla backupalternativ, inklusive för- och nackdelar samt eventuella förväntade kostnader', säger hon. 'Om de inte har en bröllopsplanerare kan de be platsen om vägledning om vad de har sett gjort [tidigare] för att ta emot en reservplan.' Lång historia kort: Din reservplan börjar med din plats och din planerare, så det är där du bör börja.

Budget för dåligt väder

Helmstetter påpekar att även om det låter romantiskt att dansa i regnet med alla dina nära och kära, kan det faktiskt vara ganska komplicerat (dvs att alla får sina vackra kläder genomblöta, musiker måste sluta uppträda på grund av elektriska risker och en god dos kaos. 'Tänk igenom väderplanen från det ögonblick du tittar på arenor', rekommenderar hon. 'Känn dina alternativ och mentalt avsätta lite av en budget om det behöver implementeras.'

Helmstetter förklarar att små detaljer bör beaktas när du gör denna väderplan också. 'Detta kan vara så enkelt som att lägga till 200 ljus inuti i sista minuten för att ge din inomhusceremoni en mer romantisk glöd, eller att sätta ett mjukt grepp om ett tält med lätt drapering för säkerhets skull.'

Kommunicera med dina leverantörer

Vissa leverantörer, förklarar Helmstetter, kommer inte att påverkas alltför mycket av något som väder eller en lokal förändring. Andra, som en matleverantör som förberedde att servera middag utomhus men nu måste gå över inomhus, kommer definitivt att behöva vara en del av din reservplan från början. '[Vissa leverantörer] måste vara en del av konversationen så att de kan säkerställa att deras nya installation är lika effektiv', säger Helmstetter. 'Oavsett vad, bör ett meddelande gå ut till leverantörer så snart du planerar att implementera en reservplan.'

Tryck på bröllopsfesten för att hjälpa till att samordna dagen

Om du tar dig till den stora dagen och upptäcker att något dyker upp, oavsett om det är ett åskväder eller en leverantörsavbokning, luta dig mot din bröllopsfest för att hjälpa till att koordinera allt – särskilt om du inte har en planerare. Om du har en planerare kommer de sannolikt att ta makten när det kommer till reservplanen, men om du känner dig stressad och under press för att till exempel få in alla dina gäster när regnet rullar in, är det här den perfekta tiden att luta sig mot dina närmaste för stöd och hjälp med att koordinera.